Нові правила інвойсування в Польщі (KSeF): що зміниться для бізнесу?

Міністерство фінансів Польщі запроваджує обов’язкове використання Національної системи електронного інвойсування KSeF (Krajowy System e-Faktur) для всіх великих платників податків у Польщі. Починаючи з 1 лютого 2026 року, KSeF поступово розширюватиметься на всі підприємства та емітентів рахунків-фактур у Польщі.

KSeF – це система для виписки, надсилання, отримання та зберігання структурованих рахунків-фактур.

Це означає, що всі рахунки-фактури, пов’язані з витратами на території Польщі, повинні виставлятися у встановленому структурованому форматі XML.

Впровадження KSeF має на меті оцифрувати процеси виставлення рахунків-фактур та бухгалтерського обліку, а також допомагає запобігти помилкам під час виписки рахунків-фактур та забезпечити гарантовану автентичність походження документів та цілісності даних. Крім того система дозволить централізувати рух рахунків, зменшити потребу в архівуванні паперових документів та прискорити відшкодування ПДВ.

Система буде впроваджуватися поетапно:

• з 1 лютого 2026 року для компаній із річним оборотом за 2024 рік понад 200 мільйонів злотих
• з 1 квітня — для інших суб’єктів, включаючи платників податків, звільнених від ПДВ.
• з 1 січня 2027 року для мікропідприємців з оборотом до 10 тисяч злотих на місяць

Що це означає?

Паперові рахунки-фактури або PDF-документи з електронним підписом більше не вважатимуться фіскальними документами. Єдиним дійсним форматом рахунку-фактури буде спеціальний структурований формат XML.

Усі рахунки-фактури будуть обов’язково надсилатися до державного порталу Польщі — KSeF для перевірки та підтвердження. Після успішної валідації, рахунку-фактурі присвоюватимуться номер і дата KSeF, після чого документ стає доступним для вивантаження отримувачем.

Що змінюється для платників?

Для Українських компаній

Для компаній з реєстрацією в Україні нічого не потрібно робити. У зв’язку з тим, що нерезиденти Польщі не можуть мати доступ до державного порталу KSeF, для таких компаній передбачається інша система виставлення рахунків. Так, для українських перевізників, які є партнерами Shell, у особистому кабінеті Shell Fleet Hub  будуть доступні рахунки-фактури у двох форматах:

• У форматі PDF із QR-кодом та номером KSeF. Цей PDF-файл буде офіційним фіскальним Рахунком-Фактурою.
• Стандартний інвойс Shell і надалі надаватиметься як нефіскальна копія виключно для інформації.

При цьому верифікований Інвойс KSeF може з’являтись в кабінеті Shell пізніше, ніж інвойси Shell. Це пов’язано із часом необхідним KSeF для валідації. Час затримки може складати до 24 год.

Для компаній зареєстрованих в інших країнах ЄС

Для партнерів Shell з реєстрацією в інших країнах ЄС теж не потрібно додаткових дій. Вам також будуть доступні рахунки-фактури у двох форматах.

Для повернення ПДВ з Польщі необхідно використовувати PDF-документ KSeF з QR-кодом. Якщо ж ви повертаєте ПДВ з партнерами Shell – оригінальний рахунок-фактура KSeF буде надіслано безпосередньо їм автоматично.

Для компаній з країною реєстрації – Польща

Найбільше зміни вплинуть на компанії зареєстровані в Польщі. Усі рахунки-фактури, пов’язані з витратами на території Польщі, будуть надіслані до державного порталу Польщі — KSeF для перевірки та підтвердження. Після успішної валідації рахунку-фактурі присвоюються номер KSeF та дата, після чого документ необхідно самостійно вивантажувати безпосередньо з порталу KSeF.

Рахунки-фактури у форматі XML, завантажені з порталу KSeF, будуть єдиним чинним фіскальним документом.

Номер KSeF є ключовим реквізитом, оскільки його потрібно зазначати:

• під час процесу коригування рахунку-фактури (за потреби);
• для проведення оплати.

Партнери Shell й надалі будуть отримуватимете стандартні рахунки-фактури Shell як нефіскальну копію в особистому кабінеті Shell Fleet Hub.

Звертаємо Вашу увагу, що нові правила електронного інвойсування є обов’язковими виключно для оподаткованих операцій, тому витрати на дорожні збори в Польщі проведені через пристрої EETS під цю вимогу не підпадають.

В підсумку, нова система в Польщі – це ще один крок в сторону масової діджиталізації бізнес процесів та ринкових відносин. МінФін Польщі стверджує – безпека даних в новій системі знаходиться на високому рівні, тому підприємцям не слід переживати за це. Водночас KSeF, зокрема, призвана надати учасникам ринку більші безпекові гарантії проведення платежів, оскільки для виставлення інвойса в KSeF постачальник повинен бути зареєстрованим платником податків на території Польщі.